Code de conduite destiné aux partenaires commerciaux de Samsara

Introduction

Samsara s’engage à agir conformément à sa mission et à ses principes culturels. Nous croyons que le fait de respecter des normes déontologiques irréprochables est non seulement notre devoir, mais cela nous mène à une réussite durable. Samsara accorde beaucoup de valeur aux relations d’affaires avec ses partenaires commerciaux, ses distributeurs et ses fournisseurs. En tant que prestataires de services de confiance de Samsara, vous nous permettez de répondre à nos engagements envers nos clients, nos employés et nos communautés. 

Nous souhaitons que nos partenaires commerciaux prennent un engagement semblable au nôtre en adoptant les plus strictes normes déontologiques qui soient. Le présent Code de bonne conduite des partenaires commerciaux de Samsara (ci-après le « Code ») établit les exigences de Samsara pour que ses partenaires commerciaux, fournisseurs, experts-conseils et prestataires de services, ainsi que leurs filiales, sociétés affiliées, sous-traitants et fournisseurs tiers (ci-après les « Partenaires commerciaux ») (i) favorisent et facilitent la mission de Samsara qui vise à maintenir la sécurité, l’efficacité et la durabilité des opérations qui font prospérer notre économie et (ii) adhèrent aux valeurs culturelles de Samsara en matière d’impact sur la clientèle, de réussite en équipe, d’amélioration continue et de construction à long terme.

Samsara est en mesure de demander à ses Partenaires commerciaux une auto-évaluation quant à leur respect du présent Code, et les partenaires doivent rapidement remettre leur réponse à Samsara. La conformité des Partenaires commerciaux au présent Code peut faire l’objet d’un audit de la part de Samsara, et Samsara peut décider de prendre des mesures appropriées lorsque les Partenaires commerciaux ne respectent plus la lettre ou l’esprit du présent Code. Au cours de nos relations d’affaires, si une situation survient qui pourrait avoir une incidence sur votre capacité à nous fournir un service conforme à nos valeurs culturelles ou au présent Code, veuillez communiquer avec nous à l’adresse bpcodeofconduct@samsara.com. En cas de non-respect des principes établis et des normes énoncées dans le présent Code, Samsara peut mettre fin à ses relations d’affaires ou résilier vos accords.

Engagement envers la déontologie et le respect des lois 

Samsara agit dans le strict respect des lois, règles et réglementations en vigueur, quel que soit le type de services que nous offrons, ou l’endroit où celui-ci est offert. Pour veiller au respect des lois, nous encourageons une déontologie solide et conforme aux réglementations applicables, la pierre angulaire étant notre Code de bonne conduite de l’entreprise. Tous les employés doivent, s’ils veulent être employés chez Samsara, répondre au Code de bonne conduite interne, ainsi qu’à d’autres politiques de l’entreprise. 

Le présent Code doit être lu conjointement aux lois applicables et aux dispositions contractuelles en vigueur. Les Partenaires commerciaux doivent se conformer à toutes les lois applicables, les réglementations et les normes de l’industrie, où chaque Partenaire commercial est situé et exerce ses activités. 

De plus, les Partenaires commerciaux doivent se conformer aux Conventions des Nations Unies qui sont en vigueur et ont le devoir de protéger et de sauvegarder les informations confidentielles et les données personnelles, et de prendre toutes les précautions requises avant de les partager avec quiconque. Tous les Partenaires commerciaux doivent respecter les droits de propriété intellectuelle de Samsara et des tierces parties. 

Si le respect des dispositions du présent Code entraînait une infraction envers les lois ou réglementations, les Partenaires commerciaux se doivent de respecter les lois ou les réglementations en vigueur. En cas de contradiction entre le Code et l’accord conclu avec un Partenaire commercial, c’est l’accord avec ce dernier qui prévaut.

Lois & Déontologie

Chez Samsara, nous nous engageons à respecter des normes de conformité et de déontologie irréprochables, une honnêteté et une intégrité sans faille, et recherchons des relations d’affaires basées sur la confiance, la transparence et la responsabilité mutuelle. Les Partenaires commerciaux doivent disposer d’un programme de gouvernance d’entreprise approprié afin de garantir qu’ils respectent les mêmes valeurs dans le cadre de leurs activités commerciales, notamment :

• Cadeaux et intégrité commerciale - ceci comprend le respect de la Foreign Corrupt Practices Act des États-Unis, de la loi anticorruption au Royaume-Uni et d’autres lois contre la corruption et le trafic d’influence, en évitant les conflits d’intérêts (perçus), en permettant des pratiques de divulgation et une tenue exacte et intégrale des comptes, en faisant preuve d’une concurrence loyale et équitable envers les activités de Samsara, tout en protégeant la réputation ou les biens de Samsara qui lui sont confiés. Les Partenaires commerciaux de Samsara doivent respecter des politiques de fonctionnement qui interdit l’offre et l’acceptation de cadeaux (p. ex., des espèces ou l’équivalent d’espèces, y compris les divertissements, les cartes-cadeaux, les remises sur produits et les activités non commerciales). De plus, un processus d’enquête et de signalisation de violations desdites politiques doit exister.

• Protection de la propriété intellectuelle - les Partenaires commerciaux doivent respecter les droits de propriété intellectuelle et protéger les renseignements des clients. Les Partenaires commerciaux doivent gérer la technologie et le savoir-faire d’une manière qui protège les droits de propriété intellectuelle.

• Protection des dénonciateurs et les plaintes anonymes - les Partenaires commerciaux doivent veiller à ce que les travailleurs bénéficient d’un mécanisme efficace pour effectuer leurs plaintes, et que ce mécanisme permette une communication ouverte entre la direction et les travailleurs. Les Partenaires commerciaux devront aussi prévenir et contrer toute mesure de représailles envers les employés qui, de bonne foi, soulèvent ou signalent des problèmes; des mécanismes doivent être mis en œuvre afin d’enquêter rapidement et de manière approfondie sur toute plainte de ce type, conformément aux lois applicables.

• Responsabilité de la chaîne d’approvisionnement - les Partenaires commerciaux doivent travailler avec leurs propres partenaires commerciaux afin de promouvoir une façon de faire des affaires qui soit compatible avec le présent Code, et que leurs sous-traitants et leurs agents respectent les normes et les pratiques visées par le présent Code.

• Délit d’initié — en tant que Partenaire commercial, vous pouvez détenir des informations qui n’ont pas encore été (ou ne seront jamais) divulguées au public. Ces informations pourraient avoir une incidence sur notre évaluation ou sur le prix de nos actions et/ou de l’évaluation d’autres entreprises. Nos normes déontologiques (et la loi) vous interdisent formellement d’utiliser ces informations. Cela vaut non seulement pour vous et vos employés directement, mais aussi pour la famille, les amis ou d’autres personnes qui pourraient être en mesure de prendre des décisions d’investissement en se basant sur ces informations. Si vous avez accès à ce type d’informations, vous devez en préserver la confidentialité et les traiter avec le plus grand soin et la plus grande discrétion. 

• Respect des lois sur les infractions pénales des entreprises — Il s'agit notamment de respecter le UK Criminal Finances Act britannique et d'autres lois sur l'évasion fiscale, et de veiller à ce que vos propres employés, agents et partenaires commerciaux respectent ces lois. 

• Utilisation des technologies/produits à la fois responsable et conforme aux lois — Les Partenaires commerciaux doivent utiliser et exploiter la technologie dans la mesure du possible dans le but de permettre à leur organisation de réaliser des gains d’efficacité. Les Partenaires commerciaux doivent utiliser la technologie de manière responsable et conforme aux lois. Par exemple, en ce qui concerne l’intelligence artificielle (IA), les Partenaires commerciaux doivent mettre au point et mettre en œuvre un cadre de gouvernance fiable et conforme aux lois; ce cadre doit couvrir les processus, les méthodes, les contrôles et les outils complémentaires adoptés, afin de renforcer la confiance et la transparence dans le cycle de vie et l’utilisation de bout en bout de l’IA en question.

Organismes gouvernementaux locaux, provinciaux et d’éducation (SLED) 

Les organismes gouvernementaux chargent Samsara de protéger leurs informations vitales. Bien que nous adoptions un comportement relevant d’une intégrité sans faille avec tous nos clients, travailler pour le gouvernement est souvent accompagné d’obligations supplémentaires qui peuvent vous être transmises en tant que Partenaire commercial de confiance. Lorsque vous fournissez des services au nom de Samsara aux instances gouvernementales fédérales, provinciales et municipales, vous pouvez aussi être soumis à des exigences spécifiques liées aux salaires, horaires, conditions de travail, prix, cadeaux, lobbying, conflits d’intérêts, ou aux utilisations autorisées des informations. Il peut également y avoir des exigences opérationnelles uniques ou des restrictions en matière de personnels autorisés (ou qualifiés) à fournir des services. Il vous appartient de comprendre et de respecter les engagements de conformité concernés lorsque vous travaillez pour le gouvernement, que ces règlements s’appliquent à vous directement, ou par l’intermédiaire de votre contrat avec Samsara. 

Vie privée, confidentialité et protection des données

Samsara s’engage à respecter des normes de déontologie irréprochables en matière de sécurité des données et de la vie privée, et investit continuellement dans son infrastructure et ses processus afin de fournir les solutions les plus sûres de l’industrie à ses clients, comme l’explique clairement notre page Engagement à protéger la confidentialité de nos clients. Nous nous engageons à faire preuve de transparence quant à nos pratiques en matière de sécurité et de protection de la vie privée. Les centres de sécurité de niveau international de Samsara reposent sur le concept de « défense en profondeur », et visent à sécuriser son organisation, ainsi que les données de ses clients, et ceci à plusieurs niveaux. 

Lorsque vous gérez des informations en notre nom, qu’il s’agisse des informations de nos employés ou de nos clients, celles-ci doivent rester confidentielles et être utilisées uniquement à des fins autorisées. Vous devez également adopter le niveau de protection des données le plus élevé qui peut être applicable. 

Dans le cadre de cet engagement, on pourrait vous demander de réaliser (et de démontrer) des contrôles physiques, techniques et administratifs en ce qui concerne la confidentialité et la sécurité des données dont vous êtes chargés. En fonction des services que vous fournissez et des informations que vous gérez en notre nom, vous pourriez aussi être appelés à mettre en œuvre des mesures de protection supplémentaires.

Travail, emploi et droits de la personne

Samsara a à cœur de protéger le travail, l’emploi et les droits de la personne, comme l’explique son document Déclaration relative à l'esclavage moderne. Samsara respecte les normes énoncées dans les conventions de l'Organisation internationale du Travail (« OIT ») et dans la Déclaration universelle des droits de l'homme (« DUDH ») des Nations Unies, et attend de ses Partenaires commerciaux qu'ils en fassent autant. 

Les Partenaires commerciaux doivent agir conformément aux principes directeurs suivants :

• l’absence de discrimination, de harcèlement et/ou d'abus — tant au sein de leur organisation que lors des échanges avec les tierces parties, comme les employés de Samsara. Samsara fait la promotion et attend de ses Partenaires commerciaux qu’ils fassent la promotion de l'égalité des perspectives d'emploi pour toutes les personnes, sans discrimination, harcèlement, abus, châtiments corporels ou traitement inhumain, dans le strict respect des lois et réglementations en vigueur.

• la liberté de choisir son emploi — Samsara attend de ses Partenaires commerciaux qu’ils agissent conformément à toutes les réglementations applicables concernant l'esclavage moderne. Samsara ne tolérera pas le travail forcé ou involontaire, ou la traite des personnes.

• le travail des mineurs, les protections pour les jeunes et les travailleurs étudiants — Samsara ne tolère pas l'utilisation du travail des enfants. Les Partenaires commerciaux sont tenus d'engager des personnes qui ont atteint l'âge minimal d'admission à l'emploi dans le pays dans lequel le travail est effectué. 

• le respect des lois sur les salaires et les heures de travail — Samsara exige que tous ses Partenaires commerciaux fournissent un salaire décent à leurs employés, c’est-à-dire une rémunération qui leur permettra de bénéficier de conditions de vie acceptables. Il ne peut être exigé des employés qu'ils travaillent plus que le nombre d'heures maximal édicté par les lois et les réglementations locales. Les heures supplémentaires doivent être réalisées avec le consentement préalable de la personne et doivent être correctement rémunérées selon la loi locale en vigueur.

• la liberté d’association et la négociation collective — les Partenaires commerciaux doivent autoriser les employés à librement s’associer, former des groupes et adhérer (ou à ne pas adhérer) à des organisations de leur choix, et de négocier collectivement, sans ingérence, discrimination, représailles ou harcèlement. Les employés ne doivent pas être pénalisés ou être victimes de harcèlement ou d'intimidation pour avoir exercé légitimement et sans violence leurs droits à former des organisations légales, ou à y adhérer ou non.

• le traitement des gens avec respect et dignité — cela comprend de soutenir Samsara dans sa lutte pour la sécurité, le bien-être et la dignité de chaque personne dont le talent et le travail acharné permet à Samsara d’offrir les meilleurs produits et services.

Samsara ne soutiendra pas ou ne travaillera pas sciemment avec des Partenaires commerciaux qui ont des activités qui iraient à l'encontre à la fois de la lettre et de l'esprit des principes énoncés ci-dessus. Des procédures appropriées doivent être mises en place avec l'organisation du Partenaire commercial et doivent être appliquées pour traiter tout manquement aux principes et aux normes mentionnés ci-dessus.

Diversité et inclusion 

Samsara cherche à bâtir un milieu de travail diversifié, équitable et inclusif. La façon dont nous avons l'intention d’y arriver est plus longuement expliquée sur la page Web de la diversité de Samsara. Les Partenaires commerciaux doivent suivre cet engagement.

Samsara attend également de ses Partenaires commerciaux qu’ils n’exercent pas de discrimination lors de la sélection, de l'embauche ou de leurs pratiques professionnelles, notamment en ce qui concerne la race, la couleur, l'âge, le sexe, les différences hommes/femmes, l'identité sexuelle, l'expression sexuelle, l'orientation sexuelle, le statut matrimonial, l'origine ethnique, l'origine nationale, les castes, le handicap, l'information génétique, l’état de santé, la grossesse, la religion, l'appartenance politique, l'appartenance syndicale, le statut de vétéran ou l'apparence physique. En outre, Samsara attend de ses Partenaires commerciaux qu’ils fassent preuve d’engagement afin de trouver, de mesurer et d’améliorer la culture de la diversité, de l'égalité et de l'inclusion, et ceci dans tous les aspects de la gestion du lieu de travail.

Santé et sécurité

L'un des principes fondamentaux de Samsara est d'accroître la sécurité des opérations qui sont le moteur de notre économie. Les Partenaires commerciaux doivent agir conformément aux principes directeurs suivants :

• préparation aux situations d'urgence — les Partenaires commerciaux doivent veiller à ce que leurs bureaux et usines de fabrication détiennent un plan d'intervention d'urgence approprié. 

• gestion des incidents — les Partenaires commerciaux doivent avoir un système qui permet aux employés de signaler les incidents de santé et de sécurité et les accidents évités de justesse, ainsi qu'un système d'enquête, de suivi et de gestion de ce type de rapports. Les Partenaires commerciaux doivent mettre en œuvre des plans de mesures correctives qui permettent d’atténuer les risques, de fournir les traitements médicaux nécessaires et de faciliter le retour au travail des employés.

Environnement

L'une des valeurs fondamentales de Samsara est de s’inscrire sur le long terme, et le développement durable reste un élément clé de cette vision. Comme l’explique plus clairement la page Web du développement durable de Samsara, l’entreprise s’engage à développer des produits de grande qualité qui permettent à ses clients de réduire leur empreinte environnementale, et Samsara affiche le même objectif en ce qui concerne ses propres pratiques commerciales. Les Partenaires commerciaux doivent instaurer des normes appropriées pour protéger l'environnement, et agir conformément aux principes directeurs suivants :

• respect des normes environnementales, des règlements et des lois en vigueur — les Partenaires commerciaux doivent connaitre et se conformer aux lois qui relèvent des activités qu’exercent les Partenaires commerciaux, et ceci pour la totalité du cycle d'approvisionnement et de production : l'approvisionnement en matériaux, la fabrication, la logistique et l’élimination des déchets. Ceci comprend l'obtention des permis requis pour ses activités et le respect des exigences en matière de rapport.

• mesures d'atténuation et gestion des déchets — il est entendu que les Partenaires commerciaux doivent gérer leurs déchets de manière responsable et doivent aussi séparer les processus de gestion des déchets dangereux et non dangereux.

• attribution efficace de ressources — il est entendu que les Partenaires commerciaux doivent prendre des mesures pour comprendre les risques climatiques, réduire le plus possible leur impact sur l'environnement et instaurer des politiques visant à réduire les émissions de gaz à effet de serre. Les Partenaires commerciaux devraient également instaurer des processus à suivre pour réduire, réutiliser et recycler les matériaux tout au long de leurs cycles de production/services.

• approvisionnement en matières premières responsable — les Partenaires commerciaux devraient mettre en place des politiques raisonnables qui veillent à ce que les matériaux utilisés pour la fabrication des produits Samsara ne profitent pas directement ou indirectement à des groupes armés ou à d'autres activités illégales et/ou nuisibles. Cela comprend le respect du Règlement sur les minerais provenant de zones de conflit de l’UE et l'article 1502 de la loi Dodd-Frank, tel que modifié.

Sélection du Partenaire commercial et sous-traitance

Les procédures d'évaluation et de sélection du Partenaire commercial comprennent une évaluation des pratiques commerciales et des valeurs d'entreprise du Partenaire commercial, dont les éléments suivants :

• examen des activités du Partenaire commercial — produits et services les mieux adaptés à nos besoins;

• analyse commerciale — meilleur rapport valeur-dépense;

• analyse de la sécurité — révision de l'architecture de sécurité;

• examen juridique — analyse des conditions générales;

• analyse financière — révision de la valeur économique et du financement.

Le cas échéant, Samsara pourrait inviter les Partenaires commerciaux à participer à un processus d'appel d'offres. Samsara attend de ses Partenaires commerciaux qu’ils acceptent la documentation contractuelle standard de Samsara, mais Samsara peut décider à sa seule discrétion, d’accepter les ententes des Partenaires commerciaux, en tout ou en partie.

Si, de par votre contrat avec Samsara, vous êtes autorisé à sous-traiter certaines tâches, vous devez (de par la loi ou le contrat) réaliser le même degré de diligence raisonnable sur vos sous-traitants et leur transférer tous les aspects juridiques et contractuels appropriés (y compris les dispositions spéciales parfois nécessaires pour fournir des services aux adjudicataires de l'État, comme le respect de l'article 889 de la National Defense Authorization Act de 2019). De ce fait, vous êtes responsable du contrôle et de l'application des obligations que vous transférez à vos sous-traitants. 

Formation et respect des politiques

À l’égard des points précédents, les programmes de nos Partenaires commerciaux ne doivent pas se limiter à des mots sur une page; ils doivent être accompagnés d’une formation concrète destinée à leur personnel et relative aux dispositions pertinentes, et les politiques et procédures doivent faire l’objet d’une surveillance efficace. 

Aucune création de droits des tierces parties

Le présent Code ne crée aucun nouveau droit ni aucun droit supplémentaire au profit des tierces parties (ou de leurs bénéficiaires), y compris pour les employés des Partenaires commerciaux. Le présent Code complète, mais ne remplace pas, les droits et obligations ayant été établis en vertu d’un contrat entre Samsara et le Partenaire commercial. 

Questions et signalement

Si vous avez des questions au sujet du présent Code, veuillez communiquer avec nous à l’adresse bpcodeofconduct@samsara.com. Si vous croyez que la lettre ou l’esprit du présent Code n’a pas été respecté par un Partenaire commercial, vous pouvez communiquer de manière anonyme avec Samsara par l’entremise de notre ligne de dénonciation (Whistleblower Hotline).